Üdvözöljük Önöket az eÁFA rendszer új korszakában!
2024 egy új mérföldkő az adóbevallás területén: elindult az eÁFA, az elektronikus áfa bevallás rendszere. Ez a fejlesztés a bevallási folyamatot kívánja egyszerűbbé, gyorsabbá és megbízhatóbbá tenni. Az új rendszer alkalmazása egyelőre önkéntes, de mivel az adóhatóság egyértelmű szándéka az, hogy az eÁFA rövid időn belül kiváltsa az ÁNYK nyomtatvány használatát, minden vállalkozásnak el kell kezdenie az áttérésre való felkészülést, az eÁFA-konform ügyviteli folyamatok, nyilvántartások kialakítását.
Az elektronikus ÁFA rendszerben kétféle módon lehet teljesíteni a bevallási kötelezettséget. A kisebb adózók számára javasolt, egyszerűbb módozat az eÁFA webes felülete, ami egy könnyen használható, interaktív platformot biztosít, ahol az adózók elérhetik és kezelhetik az adóhatóság által rendelkezésre bocsátott adatokat. Itt az adózó feladata, hogy az adóhatóság által előállított bevallástervezetet a jóváhagyás előtt ellenőrizze, amennyiben szükséges, módosítsa, szerkessze, illetve az adózói döntésen alapuló adatokat (például adólevonás) manuálisan rögzítse. Utóbbiban segítségül szolgálhat a csoportos felülvizsgálati funkciók vagy bizonyos saját, felhasználó-specifikus szabályok beállítása.
A másik lehetőség – és valószínűsíthetően hamarosan az egyedüli – a gép-gép (M2M) kapcsolat útján teljesíthető bevallás. Ebben a konstrukcióban az adóalanyok közvetlenül letölthetik saját ügyviteli rendszerükbe az adóhatóság rendszerében elérhető adatokat, beleértve az online számlaadat-szolgáltatásból, illetve az online pénztárgép rendszerből és az import vámhatározatokból származó információkat. A bevallás, pontosabban a bevallásként szolgáló xml analitika beküldése is gép-gép kapcsolattal történik az ügyviteli rendszerből. Ehhez az adózónak olyan analitikát kell összeállítania, amely az adóhatóság által előírt szerkezetben, minőségben, a megfelelő részletezettséggel és kódolással tartalmazza az egyes tételeket. Többlépcsős validációs folyamat után a végleges bevallás benyújtásához az adózó jóváhagyása szükséges.
Az első eÁFA bevallást 2024 januárról lehet elkészíteni. A speciális adózók (megszűnők, átalakulók, csoportos adóalanyok) várhatóan 2025-től tudnak áttérni az új rendszerre. Az eÁFA bevallások önellenőrzésére jelenleg még csak az az ÁNYK nyomtatványok segítségével van mód, terv szerint, az eÁFA rendszerben történő önellenőrzési lehetőség 2024 második felétől nyílik meg.
Az eÁFA mechanizmuson keresztül az adózók több szinten is támogatást kapnak a bevallások hatékony összeállításához és az adókockázatot hordozó hibák, eltérések időben történő kiszűréséhez. A belső folyamatok áttekintését és javítását segítik elő az adóhatóság rendszeréből közvetlenül lekérdezhető, letölthető adatok (kimenő és bejövő számlák, vámeljárások adatai), bizonylatlisták, adókód katalógus. A fejlesztés legnagyobb előnye a kiterjedt validáció, amely során a rendszer összeveti a beküldésre szánt adatokat az adóhatóság rendelkezésére álló, más forrásból származó információkkal (jelzi, ha például egy bejövő számla nem szerepel az online számla rendszerben, vagy egy számla nem a megfelelő időszakban kerül bevallásra), illetve vizsgálja a jelentett adatok közötti belső összefüggéseket is. Az eltérésekről a rendszer visszajelzést küld az adózó felé: az egyértelmű hibákat (ezek Error jelölést kapnak) mindenképpen javítani kell, a felülvizsgálatra javasolt, esetlegesen hibát jelentő eltérésekről pedig Warning üzenet kap a felhasználó.
Az adatszolgáltatás minőségének javítását elősegítő megoldásokon túl az eÁFA előnye az is, hogy mentesíti az adózókat az M-lapok benyújtásának kötelezettsége alól. További könnyítés, hogy a gép-gép kapcsolat útján készülő bevallások esetén a bevallás beadásától (legkésőbb esedékességétől) számított 15 napon belül pótlékmentesen végezhető önellenőrzés, illetve az adóhatóság sem kezdeményezhet ebben az időszakban ellenőrzést a megbízható adózóknál.
A gép-gép kapcsolat sikeres használatához elkerülhetetlen, hogy az adóalanyok megfelelően előkészítsék a saját ügyviteli rendszerüket, áfa nyilvántartásukat, folyamataikat. Az egyik legfontosabb feladat felülvizsgálni az áfa analitikát, és annak szerkezetét, adattartalmát összehangolni az adóhatóság által megkövetelt adatstruktúrával. Ez sok esetben megköveteli a bizonylati adatokban, partner adatokban, az adó összegére vonatkozó vagy az adófizetési kötelezettség időpontjának megállapításához szükséges információkban fennálló hiányosságok pótlását.
Kiemelt feladat elvégezni a tranzakciók megfelelő adókódolását: ez azt jelenti, hogy a vállalkozás minden egyes tranzakciótípusához hozzá kell rendelni az adóhatóság által előírt standard adókódok közül a megfelelőt. Ez megoldható olyan módon is, hogy az adózó megőrzi a belső vállalati adókódjait, és ezeket „párba állítja” a hivatalos standard adókódokkal. A nehézséget az okozza, hogy a vállalkozások adókód rendszere sok esetben nem követi a standard adókódok logikáját, részletezettségét, az adózók gyakran alkalmaznak egyszerűsítéseket, összevonásokat, vagy csak nem frissítik kellő rendszerességgel a kódokat, és az ebből adódó eltéréseket legjobb esetben manuális úton korrigálják. Az eÁFA alkalmazásához nélkülözhetetlen az adókódok rendbetétele, de ez egyben egy jó lehetőség is a korábbi hiányosságok kiküszöbölésére.
A megfelelő analitika szerkezet és adókódolás kialakításához elengedhetetlen tehát a számlázási folyamatok, az ügyletek (különösképpen a speciális tranzakciók) adókezelésének áttekintése. Látni kell azt is, hogy mivel az adóhatóság az eÁFA hatékony működtetése érdekében a korábbinál jóval magasabb minőségű adatszolgáltatást vár el az adózóktól, nagyobb hangsúlyt fog fektetni az online számla rendszerben mutatkozó hibák, hiányosságok visszaszorítására is. Ez az adózók számára azt jelenti, hogy magának a számlázásnak és számlaadat-szolgáltatásnak a minőségére is nagyobb figyelmet kell fordítaniuk.
A belső rendszerek „eÁFA -kompatibilissé” tétele szükségessé teszi természetesen az ügyviteli rendszerek IT oldalú fejlesztését is. Mindenki tudja a gyakorlatból, például az online számlarendszer bevezetésének időszakából, hogy az új követelményeknek való megfelelés adózási, könyvviteli és információtechnológiai oldalú összehangolása nem könnyű feladat, de legalábbis rendkívül időigényes. Ezért mindenkinek javasoljuk, hogy ne várjon az első lépések megtételével.
Bízunk benne, hogy a fenti információkkal segíteni tudtuk az eÁFA rendszer működésének, előnyeinek és követelményeinek megértését. Szívesen állunk rendelkezésükre, ha további kérdésük merül fel, vagy támogatni tudjuk Önöket az áttéréshez szükséges lépések megtételében.