E-számlázás – Ami most versenyelőny, hamarosan kötelezettség
A piaci környezet változása, a digitalizáció felgyorsulása és terjedése, valamint versenyképességi szempontok miatt sok társaság gondolkodik az elektronikus számlázás (e-számlázás) bevezetésén. A téma aktualitása, hogy az Európai Bizottság 2022 decemberében jelentette be az Áfa Direktíva közeljövőben várható módosításait. A módosítások érintik többek között az internetes platformalapú szolgáltató vállalkozások (pld. booking.com, Uber, Airbnb stb.) adóztatását, az Unión belüli áfa-regisztráció új szabályozását, az egységesített adatszolgáltatás bevezetését, a vevői készletek adókezelését, valamint az e-számlázás főszabállyá tételét az Európai Unióban.
Az Európai Bizottság tervei szerint legkésőbb 2028-ra minden tagországban kötelező lesz az e-számla kibocsátása és befogadása Közösségen belüli (nemzetközi) tranzakciók esetén, továbbá megszűnik az a szabály is, hogy az e-számlázás alkalmazásához a számlabefogadó belegyezése is szükséges. Az e-számlázás általánossá tétele pedig szükségessé teszi, hogy minden piaci szereplő most már érdemben foglalkozzon a kérdéssel (nem is beszélve arról, hogy a számlakibocsátás határideje közösségi tranzakciók esetében 2 napra fog csökkenni!).
A már megszokott papír alapú forma esetén az adózók jól ismerik a jogi szabályozási kereteket, ám az e-számlázás esetében még sokan félnek annak bevezetésétől. Bonyolult és költséges projektnek gondolják, aggódnak, hogy az újítás mennyire írja felül a már meglévő számlázó és könyvelő rendszereik működését, milyen extra adminisztrációt vagy potenciális hibalehetőséget generál. Ahol pedig a vállalatirányítási rendszer nem saját fejlesztésű, ott az informatikusokkal, fejlesztőkkel való küzdelemben látják sokan a kivívást. Az e-számlázásra történő áttéréssel valóban kell foglalkozni (az elején), a döntést meg kell hozni. Tapasztaltunk szerint a bevezetések kihívásait a vállalkozások általában túlgondolják.
Először is fontos megjegyezni, hogy az Áfa törvény jelenleg csak annyit vár ez e-számlától (de a papír alapú dokumentumtól is) hogy a hármas jogszabályi feltétel – olvashatóság, eredet hitelessége, tartalom sértetlensége – teljesüljön. S habár vannak ismertebb megoldási lehetőségek (EDI, elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számla), az már az adózókra van bízva, hogy ők milyen megoldással teljesítik az iménti feltételeket. Nagyon sokan azt gondolják, hogy a törvényi szabályoknak az is megfelelő, ha a papíron kiállított számlát egyszerűen csak beszkennelik és e-mailben továbbítják a vevőnek, ez azonban nem megfelelő, ez pedig üzleti, valamint adójogi kockázatot is rejthet. Az első lépés tehát mindig annak az eldöntése, hogy milyen megoldást válasszunk az e-számla bevezetéséhez.
A legegyszerűbb, és ezért legelterjedtebb módja az e-számla kiállításának az elektronikus aláírási technológia alkalmazása. Ma már elérhetők olyan egyszerű szolgáltatások, amelyek mind a kis- és közép-, mind a nagyvállalati szektort képesek jól kiszolgálni. Így nem kell belső tudást építeni vagy különleges informatikai kapacitásokat lekötni. A legtöbb esetben, még ha nemzetközi cégekről is van szó, a meglévő rendszerek megváltoztatása nélkül be lehet vezetni az e-számlázást. Ez pedig azzal az előnnyel is jár, hogy a hagyományos számlázás lehetőségét sem veszítjük el, ha éppen szükség van rá. Az archiválási környezet legtöbb esetben szintén gyorsan és könnyen megoldható a már meglévő archiválási rendszerek használatával.
Az e-számlázásnak és befogadásnak már rövid távon megmutatkoznak az előnyei! Felgyorsul és leegyszerűsödik a számlakezelés folyamata (nincs pld. nyomtatás, postázás, megtörténhet a könyvelési adatok automatikus beemelése, kontírozása), lecsökken az adminisztráció (egyszerűbb archiválás, gyorsabb visszakereshetőség) és mindezeken túl még takarékoskodni is lehet (pld. papír- és postaköltség elmaradása). Az e-számlázás miatti fejlesztéssel lehetővé válik, hogy a későbbiekben akár a teljes számla- és dokumentumkezelés papírmentessé váljon (vagy legalábbis a papírfelhasználás jelentősen csökkenjen), valamint, hogy a múlt teljes papír alapú forgalmát archiválni tudjuk elektronikus formában. Az időben megtett lépéssel versenyelőnyre tehetünk szert és költséget spórolhatunk meg.
A jelenlegi magyar szabályozási környezet kedvező az e-számla bevezetéséhez, és az archiválás terén is egyértelmű. A jogszabályok egymást erősítik, transzparensek és jól értelemezhetőek. Nem kell attól tartani, hogy az e-számla rendszerünk nem fog megfelelni a jogszabályoknak, valamint attól sem – miként azt fentebb írtuk – hogy a meglévő rendszerekkel ezt nem lehet megoldani. Ezzel együtt természetesen fontos, hogy a jogszabályoknak megfelelő folyamatok és a technológia megfelelő alkalmazása egymással harmóniában legyen.
Ami most még versenyelőny, az hamarosan előírás, és aki nem cselekszik időben annak akadály marad. Az Áfa Direktíva módosítása miatt az e-számlázás kötelező bevezetése meg fog történni, a kérdés csak az, hogy az hasznunkra, vagy kárunkra fog megtörténni.
A blogbejegyzésben található információk csupán tájékoztatásul szolgálnak. Ezek az információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást és nem szolgálnak bármely döntés vagy cselekmény alapjául a tanácsadójával való előzetes konzultáció nélkül.