Változásbejelentés, a cégek életében sokszor feledésbe merülő feladat

Tisztelt Ügyfelünk!

A hétköznapokban az adótervezés és a rendszeres compliance feladatok sokaságában könnyen elsikkad a cégadatváltozások adóhatósági bejelentése. Ez érthető, hiszen változásoknál a figyelmet elsősorban a „lényegi adókezelés” és a tényleges lebonyolítás kötik le, a rendszeres bevalláskészítés pedig erős rutinként jelen van a mindennapokban. Ezekhez képest az adóhatósági változásbejelentést sokan egy esetleges és pusztán adminisztratív jellegű feladatnak tekintik. Ezt tetézi, hogy a változásbejelentés nem is mindig jelent kockázatot, hiszen a változások egy részét a Cégbíróság hivatalból továbbítja az állami adóhatóság felé. Fontos azonban tudatosítani, hogy a Cégbíróság nem minden bejelentésköteles adatnak van tudatában, és ezek elmulasztása vagy késedelmes adózói bejelentése viszont már a mulasztási bírság kockázatával jár!

Nem túl szakmai a megfogalmazás, de mégis igaz: a változásbejelentés elmulasztása az a banánhéj sok cég életében, amin hajlamosak elcsúszni, és így jogalapot szolgáltatnak a mulasztási bírság kiszabására. Érdemes ezért átkeretezni a fejünkben a változásbejelentés jellegét. A változásbejelentés egy egyszerű, adminisztratív feladat, elvégzése viszonylag kevés kapacitást köt le és megóv a felesleges mulasztási bírságtól!

De blogbejegyzésünkben nemcsak a nyilvánvalóra – a mulasztási bírság elkerülésére – szeretnénk felhívni a figyelmet, hanem rendszerszemlélettel szeretnénk rámutatni, hogy még ebben a pusztán adminisztratív feladatban is rejlenek folyamatszintű lehetőségek, amik teljes adózási folyamatokat érinthetnek. Fontos leszögezni, hogy a lentiek kifejezetten Magyarországon bejegyzett gazdasági társaságokra vonatkoznak!

Főszabály szerint azoknál a cégadatoknál, törzsadatoknál, amely érinthetik a társaság adó-kötelezettségét, és amelyről a Cégbíróság az adóhatóságot nem köteles értesíteni, a társaságnak a változás bekövetkezésétől számított 15 napon belül bejelentést kell tennie az előírt nyomtatványon közvetlenül az állami adóhatóságnak, illetve az önkormányzati adóhatóságnak. Az állami adóhatóság a székhely szerint illetékes helyi önkormányzat felé ma már továbbítja ugyan az adatokat, de a telephelyek esetében csak abban az esetben tájékoztatja a telephely szerint illetékes helyi önkormányzatot, ha a helyi iparűzési adó státuszát az állami adóhatósághoz bejelentették. Ha a bejelentést nem tették meg, az állami adóhatósági bejelentéssel párhuzamosan az önkormányzati változásbejelentés is szükséges lehet. A gyakorlatban ez az adattovábbítás még mindig nem kifogástalan, s tovább nehezíti a helyzetet, hogy nem minden adat kerül továbbításra, ezért az önkormányzatok továbbra is azt javasolják, hogy a társaságok feléjük is jelentsék be az adatváltozást – de legalábbis ellenőrizzék, hogy az adatváltozás megjelent-e az önkormányzati nyilvántartásban.

Mely adatváltozásokra figyeljünk különösen?

• Iratőrzés helye és az elektronikus iratőrzésre történő részleges vagy teljes átállás ténye. Itt a változásbejelentésen túl azt is érdemes átgondolni, hogy a társaság helyesen tárolja-e az elektronikus számlákat és bizonylatokat, eleget tesz-e az archiválási rendelet előírásainak!
• Külföldi bankszámlanyitás vagy megszüntetés tényének és a bankszámlaszám információk bejelentése.
• Kapcsolt vállalkozások adatai. Ha a társaság kapcsoltsági hálója változott vagy változóban van, érdemes a transzferárazási kötelezettségeket is átgondolni!
• Székhelyszolgáltatás igénybevétele.
• Tényleges üzletvezetési hely külföldre helyezése.

A feleslegesen futott mulasztási bírságkockázat megszüntetéséért érdemes aktívan cselekedni. Igyekezzünk a változásbejelentést rutinszerű feladattá tenni, gondoljuk át időről időre, hogy valóban minden adat aktuális-e a törzsadatokban akár a központi, akár a helyi adóhatóságnál. Ha a változásbejelentést magunk intéznénk házon belül, gondoskodjunk arról, hogy az adatváltozások figyelését és a változásbejelentés intézését allokáljuk egy konkrét munkatárshoz vagy feladatkörhöz, és helyezzünk el különböző emlékeztetőket a rendszeresen használt feladatlistákon, a különböző naptárakban vagy applikációkban. Természetesen az is megoldás, ha a változásbejelentések intézését külső szolgáltatóra – például az adótanácsadóra vagy könyvelőre – bízzuk, akivel egyébként is együtt dolgozunk. Ekkor sem szabad azonban elfelejteni, hogy a szolgáltató számára általában a társaságnak kell jelzést és tájékoztatást adnia! Emiatt fontos – visszakötve a korábbi tanácsunkra-, hogy ezentúl gondoljunk másként a változásbejelentésre, és mi indítsuk el a folyamatot.

Üdvözlettel:
A K-X Consulting Csapata

A blogbejegyzésben található információk csupán tájékoztatásul szolgálnak. Ezek az információk nem helyettesítik a szakmai tanácsadást és nem szolgálnak bármely döntés vagy cselekmény alapjául a tanácsadójával való előzetes konzultáció nélkül.