AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS SZABÁLYAI A NAV ELŐTTI ELJÁRÁSOKBAN – II.
Elektronikus kapcsolattartás és képviseleti jog az adóügyek intézése során
Az idei év a gazdasági társaságok számára olyan újdonságokat hozott, amelyek alapjaiban változtatták meg az állami szervekkel való kapcsolattartás szabályait. Bár a gazdálkodó szervek a bevallásaikat, illetve az adatszolgáltatást jellemzően már 2017-ben is elektronikusan intézték, az elektronikus kapcsolattartást az ellenőrzési eljárás során még nem használhatták, az ellenőrzéssel kapcsolatos beadványokat, nyilatkozatokat kizárólag személyesen, postai úton vagy faxon terjeszthették elő. 2018-tól az irányadó jogszabályok alapján viszont az ügyfélként eljáró gazdálkodó szervezeteknek már nem csupán joga, hanem kötelezettsége is az adóhatósággal való elektronikus kapcsolattartás.
A 2018. január 1-jén hatályba lépő adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény (a továbbiakban: Air.) egyértelműen meghatározza az elektronikus ügyintézésre kötelezettek körét, akikkel a NAV elektronikus úton tartja a kapcsolatot:
• a havi adó- és járulékbevallás benyújtására kötelezettek,
• az Áfa tv. szerinti összesítő nyilatkozat benyújtására kötelezettek,
• az Áfa tv. szerinti összesítő jelentés benyújtására kötelezettek, továbbá
• mindenki, aki az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvénynek (a továbbiakban: Eüsztv.) alapján elektronikus ügyintézésre kötelezett.
Az Eüsztv. az Air. rendelkezéseinek pontosításaként kimondja, hogy
• az ügyfélként eljáró gazdálkodó szervezet,
• az ügyfél jogi képviselője, valamint
• az államigazgatás meghatározott szereplői
egyaránt elektronikus ügyintézésre kötelezettek.
A fentiek azt jelentik, hogy 2018-tól gyakorlatilag minden adóalany a személyes és telefonos ügyintézés mellett csak elektronikus úton tud kommunikálni az Adóhatósággal, azaz a fenti időponttól a hatóságok postai úton, faxon nem fogadhatják be a korábban ilyen úton továbbított dokumentumokat.
Ez például a járulék és áfa bevallások beküldésében nem jelent lényegi változást, ugyanakkor komoly gondot okozhat egyéb, nem az ÁNYK keretprogramon keresztül eljuttatott kötetlen formátumú levél, meghatalmazás, egyéb irat továbbításakor. Fontos szem előtt tartani, hogy az adóhatósági vizsgálat lezárását követően, a korábban postán benyújtott jogorvoslati iratokat – pl. fellebbezés- a gazdálkodó szervek ezentúl kizárólag elektronikusan kötelesek előterjeszteni. Amennyiben nem így tesznek, beadványukat az adóhatóság nem tekinti szabályszerűen benyújtottnak, így elutasítja, mellyel a társaságok elesnek a törvényben biztosított jogorvoslati lehetőségüktől.
A kötelező elektronikus kapcsolattartás miatt az ügyfélkapus és cégkapus regisztrációknak, valamint az ott megadott adatok helyességének – melyet érintő változásokat cikksorozatunk I. részében összegeztük- kiemelt jelentősége van.
A NAV előtti képviselet új szabályai
Az Air. új elemként rögzíti, hogy a jogi személy törvényes képviselőjének eljárása személyes eljárásnak minősül, megteremtve ezzel a törvényes képviselet adóigazgatási eljárásban való alkalmazásának jogszabályi alapját. (Ezt megelőzően a Ptk. szolgált háttér jogszabályként.)
Új elemként került az Air-ba a meghatalmazásnak az adóigazgatási eljárásra vonatkozó teljeskörűségének vélelme, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy amennyiben a meghatalmazásból más nem tűnik ki, úgy az kiterjed az eljárás egészére, az azzal kapcsolatos valamennyi nyilatkozatra és cselekményre. Ezzel a jogalkotó megoldotta azt az ellenőrzési eljárás során gyakran felmerülő problémát, amely abból eredt, hogy a meghatalmazás hatályát és körét az eljáró adóhatóságnak kellett értelmeznie. A NAV eddigi gyakorlata az ilyen esetekben az volt, hogy szűkítően értelmezte a meghatalmazást, azaz csak azon eljárási cselekményekre vonatkozóan tekintette hatályosnak, amelyeket konkrétan megneveztek a dokumentumban. Ezzel szemben az új szabályozás kiterjeszti a meghatalmazott jogkörét, jelentősen egyszerűsítve és gyorsítva ezzel az eljárást.
Szintén új elemként került az Air-ba a felszámolási eljárás, illetve végelszámolás alá került társaságok adóhatósági képviseletére vonatkozó előírás, amely szerint a fenti eljárások megindítása előtt a társaság hatályos ügyvezetőjétől származó meghatalmazás csak a felszámoló, végelszámoló elfogadó nyilatkozata esetén érvényes. Amennyiben az új képviselő (a felszámoló vagy a végelszámoló) nem járul hozzá a korábbi meghatalmazáshoz, de továbbra is élni kíván a meghatalmazáson alapuló képviselettel, úgy új meghatalmazást kell kiállítania.
Eseti meghatalmazás
Az Air-ban a képviselet kapcsán új elemként jelenik meg, hogy az eseti meghatalmazásokra nézve kikerülnek a törvényből a képviselővel szemben eddig támasztott szakmai követelmények.
Eseti meghatalmazáskor érdemes figyelembe venni, hogy a NAV-nál még fejlesztés alatt áll az egységes nyilvántartási rendszer célszerű ezért olyan eseti meghatalmazottat választani, aki rendelkezik ügyfélkapus regisztrációval. Ennek hiányában ugyanis a meghatalmazott nem tud eleget tenni az elektronikus kapcsolattartás és dokumentumbenyújtás követelményének.
Állandó meghatalmazás
A képviselőként eljárni jogosult személyi kör törvényi meghatározása csak az állandó meghatalmazásra vonatkozik. A jogi személyek vonatkozásában a 2018. január 1-ig hatályos szabályok és szakmai követelmények nem változtak.
A társaság képviselője – az elektronikus azonosítási szolgáltatás igénybevételét követően – a NAV elektronikus felületén jelenti be az állandó meghatalmazottja, megbízottja képviseleti jogosultságát, amelyet 2018. január 1-től az állandó meghatalmazottnak, megbízottnak ugyanezen a felületen jóvá kell hagynia.
Ha a cég új állandó meghatalmazást szeretne a NAV-nak beadni vagy a már benyújtott meghatalmazáson alapuló képviseleti jogosultság tartalmát vagy terjedelmét érintő változást szeretne bejelenteni, azt csak úgy teheti meg, ha az addig is használt EGYKE adatlapot kitölti és mellékletként csatolja hozzá az elektronikus irattá (pdf formátum) alakított meghatalmazást, amelyet a társaság törvényes képviselője minősített elektronikus aláírásával látott el. Ha ilyennel nem rendelkezik, akkor a hitelesítést az ügyfélkapuval rendelkező adózó elvégezheti az azonosításra visszavezetett dokumentum-hitelesítés szolgáltatással (AVDH) is.
Sorozatunk következő számában a dokumentumhitelesítés lehetőségeit, az ELLUGY-ről és ePapírról szóló legfontosabb tudnivalókat, valamint az elektronikus kézbesítés szabályait és joghatásait foglaljuk össze.
A cikk szerzője dr. Deák Ivett, a K-X Consulting Kft. adójogásza. Amennyiben a cikkel kapcsolatban kérdése merül fel vagy valamely terület értelmezésében, a követendő eljárásban segítségre van szüksége, kérjük keressen bennünket bizalommal az alábbi elérhetőségeken:
Telefon: +36 20 772 1032
e-mail: nyari@k-xconsulting.