AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS SZABÁLYAI A NAV ELŐTTI ELJÁRÁSOKBAN – I.
Cikksorozatunkban áttekintjük és rendszerezzük azokat a 2018. január 1-jétől hatályos jogszabályváltozásokat, melyek az állami adó-és vámhatóság (NAV) előtti eljárásokban előfordulhatnak. Rávilágítunk azokra a problémákra is, amelyek megoldásában hasznos gyakorlati tanácsokkal tudjuk segíteni ügyfeleink mindennapi munkáját.
Cégkapu vagy Ügyfélkapu?
Mi az Ügyfélkapu?
Az ügyfélkapu a természetes személyek elektronikus azonosító-és ügyfélbeléptető rendszere, melyet magyar – valamint EGT állampolgár egyaránt létesíthet. Az ügyfélkapu biztosítja, hogy a regisztrációs eljárás során létrehozott személyes ügyfélkapus azonosítóval a természetes személy kapcsolatot tartson, valamint szolgáltatásokat (pl.: NAV eBEV szolgáltatások, OEP/NEAK TAJ-szolgáltatások) vegyen igénybe az elektronikus közigazgatási ügyintézést és szolgáltatást nyújtó szerveknél.
Mi a Cégkapu?
A Cégkapu olyan ingyenesen biztosított elektronikus tárhely, melyet a gazdálkodó szervezetek az állami szervekkel való elektronikus kapcsolattartáshoz, dokumentumok (pl. bevallás, nyilatkozattétel, tájékoztatás iránti kérem, észrevétel, értesítések) beküldéséhez és hivatalos dokumentumok letöltéséhez használhatnak. A Cégkapu tehát az ügyfélkapuhoz hasonló ingyenes, de a gazdálkodó szervek részére kötelezően használandó elektronikus kapcsolattartási felület, amely amellett, hogy lehetővé teszi a társaságok hivatalos elérhetőségét, biztosítja azt is, hogy a társaság részére feladott elektronikus üzenetek biztonságos egyedi tárhelyre érkezzenek.
Tehát az ügyfélkapuhoz képest a legfontosabb különbség, hogy míg az ügyfélkapu magánszemélyek számára készült, addig a cégkapu a gazdálkodó szervezetek számára teszi lehetővé az elektronikus ügyintézést.
Kikre vonatkozik a Cégkapu-létrehozási kötelezettség?
A Cégkapu kötelezettség kiterjed minden belföldi székhelyű gazdálkodó szervezetre és jogi személyiséggel nem rendelkező gazdálkodó szervezetre, azaz egyesületekre és szövetkezetekre egyaránt.
Nem terjed ki a törvény hatálya ugyanakkor a Magyarországon nyilvántartásba vett áfa regisztrált gazdálkodó társaságokra, valamint az egyéni ügyvédekre és az egyéni vállalkozásokra, így ezek a vállalkozások az állammal történő kapcsolattartásuk során továbbra is az ügyfélkapujukat használják.
Mikortól kell használni a cégkaput?
2018. január 1-jét követően a gazdálkodó szervezetek hivatalos ügyekben az állami szerveknek, egyéb intézményeknek, bíróságoknak már csak Cégkapun keresztül küldhetnek dokumentumokat és az ezektől a hatóságoktól érkező dokumentumokat is itt fogadhatják. Az erre a címre érkezett küldemények tekintetében a tárhely lehetővé teszi az elektronikus kézbesítési szolgáltatást is, melyhez kézbesítéshez fűződő joghatások kapcsolódnak.
Azonban a NAV-val való elektronikus kapcsolattartás tekintetében átmeneti időszak van 2018. december 31-ig, mely szerint az adóeljárások során a gazdálkodó szervezetek cégkapus és a képviselők ügyfélkapus azonosítása idén még párhuzamosan működik. Tehát ez év végéig a cégek még adóügyeik intézése során választhatnak, hogy az eddig megszokott módon, azaz képviselőik ügyfélkapus tárhelyén keresztül, vagy a társaság cégkapuját használva kommunikálnak a NAV-val. Az átmeneti időszakra tekintettel a NAV kizárólag az adózótól cégkapun keresztül érkezett ügyekben küldi a válaszüzenetet a cégkapun keresztül, minden más esetben az ügyfélkaput használja.
Fontos megjegyezni: nemcsak a NAV-val való kapcsolattartás miatt hozták létre a cégkaput. 2018. január 1-től a vállalkozások bírósági ügyei, az ingatlannyilvántartások, a céges hagyatéki ügyek, a földhivatali intéznivalók, de még a cégautóval kapcsolatos esetleges szabálysértési eljárások megindításával kapcsolatos értesítés is a társaság Cégkapujára érkezik.
A Cégkapu-regisztrációra vonatkozó határidők és szankciók
A Cégkapu-regisztrációt a 2017. január 1-jén már létező gazdálkodó szervezeteknek 2017. augusztus 30-ig kellett teljesíteniük, azonban 2017. december 31-ig türelmi időszak volt érvényben, az év végéig egyetlen társaságot sem szankcionáltak a regisztráció hiánya miatt.
Tekintve, hogy a NAV előtti eljárásokban a Cégkapu használatára vonatkozó türelmi idő 2018.december 31-ig kitolja a Cégkapu regisztrációs kötelezettség teljesítésének vizsgálatát, így a NAV idén nem fűz jogkövetkezményeket a vállalkozások fenti mulasztásához.
Fontos megjegyezni: 2019. január 1-től már az adóhivatallal való online kapcsolatot is a Cégkapu biztosítja, így ezen időpontokon túl a cégeknek nem lesz lehetőségük egyéb (eddig megszokott papír alapú) kapcsolattartásra közigazgatási ügyeik intézése során. Ez pedig azt jelenti, hogy amennyiben a gazdálkodó szervezetek nem rendelkeznek a jogszabály által számukra előírt elektronikus ügyintézést lehetővé tevő kapcsolattartási formával, úgy lehetetlenné válik az állami szervekkel való kapcsolattartás és ezen szervek előtti eljárás. Azaz ezen adózóknak nem lesz lehetőségük többek között sem az adóbevallások benyújtására, sem az adat-és változás bejelentésre, sem a tájékoztatás kérésre, sem más egyedi kérelem vagy észrevétel / fellebbezés benyújtására, de nem fogják tudni teljesíteni a hiánypótlási felhívásban foglaltakat sem (hiszen nem szereznek róla tudomást), melyből adódóan akadályozzák az eljárást, mely szankciót von maga után, amely kihatással bírhat az adózói minősítés megállapítására. A vállalkozások érdeke tehát, hogy minél hamarabb eleget tegyenek a jogszabályból eredő elektronikus kapcsolattartási kötelezettségük teljesítésének.
A társaságok ügyvezetőiben felvetődhet a kérdés, hogy mennyiben fogja őket terhelni a Cégkapu kötelező használata. A Cégkapu létrehozásában valóban közre kell működnie a képviselti joggal rendelkező ügyvezetőnek, azonban egyből meg kell adnia az ún. cégkapu-megbízott természetes azonosító adatait, aki felügyeli és kezeli a társaság cégkapuját. Ez a személy lehet a társaság törvényes képviselője, de megjelölhet más személyt is, így már a regisztrációt követően van lehetősége az ügyvezetőnek a Cégkapuval járó adminisztrációs kötelezettségek átruházására. Az állami szervekkel – így a NAV-val – való tényleges kapcsolattartást a cégkapu-ügyintézők végzik, akikre vonatkozó jogosultsági körök pontos megadása és a hozzáférések biztosítása még alakulóban van, így az ügyvezetőkre valószínűleg a jövőben sem fog többlet teher hárulni. Fontos azonban a képviseleti jog átruházására vonatkozó meghatalmazások újra gondolása, mellyel a következő hírlevelünkben fogunk foglalkozni.
A cikk szerzője dr. Deák Ivett, a K-X Consulting Kft. adójogásza. Amennyiben a cikkel kapcsolatban kérdése merül fel vagy valamely terület értelmezésében, a követendő eljárásban segítségre van szüksége, kérjük keressen bennünket bizalommal az alábbi elérhetőségeken:
Telefon: +36 20 772 1032
e-mail: nyari@k-xconsulting.