Számlázás: a hibák milliókba kerülnek. Hogyan kerülje el a leggyakoribb buktatókat?
A számok önmagukért beszélnek: a Nemzeti Adó és Vámhivatal 2023-ban összesen 386 milliárd forint megállapítást tett. Ennek 60%-a bírság és pótlék volt. De még ennél is beszédesebb, hogy 2024-ben 52 millió figyelmeztető hibajelzés ment ki az online számlázási rendszerben, hibás számlakitöltés miatt. A HangAdó Podcast nyolcadik részében Nyári Zsolt okleveles adószakértő részletesen beszél arról, miért a számlázás a leggyakoribb hibaforrás a vállalkozások életében, és hogyan védhetjük ki a bakikat.
Miért a számlázás a NAV legfontosabb adatforrása?
A válasz egyszerű: a számlák révén az adóhatóság valós időben és részletesen nyomon tudja követni a vállalkozások gazdasági tevékenységét. Az online számlázási rendszer bevezetése óta a NAV keresztbe-kasul látja az összes tranzakciót, sőt, a nyugták, vámhatározatok, bevallások és útdíjak is részei ennek az óriási adatbázisnak. De ezek közül a számla a legerősebb eszköz, nem véletlenül ilyen nagy a fókusz rajta – és nem csak Magyarországon, hanem az egész Európai Unióban.
Számla vagy nyugta? Tisztázzuk a fogalmakat
Sokan a közbeszédben szinonimaként használják a két kifejezést, pedig érdemi különbség van közöttük. Mindkettő számviteli bizonylat, mindkettőnek meg kell jelennie a könyvelésben. De:
- Nyugtát jellemzően magánszemélyeknek állítunk ki
- Számlát cégeknek és azoknak a magánszemélyeknek, akik kérik
A másik nagy különbség az ÁFA kezelésében van. Nyugtán nem hárítunk át áfát és nem is vonunk le áfát nyugta alapján. Számla esetén viszont áthárítunk áfát, és ha minden körülmény rendben van, akkor le is vonhatjuk. Ez a különbség kritikus fontosságú, és nagyon nem szabad a kettőt összekeverni.
A fordított ÁFA csapdája
Egy gyakori számlázási hiba az építőiparban jellemző: a vállalkozó nem tudja, hogyan kell számlázni az adott szolgáltatást az adott vevőnek. Azt gondolja, sima áfás számlát állít ki, és a másik fél majd levonja. De ha a tranzakció az áfatörvény szerint fordított áfás, mert például építőipari ügyletről van szó, akkor a vevő nem vonhatja le az áfát, még akkor sem, ha az eladó minden adót megfizet. Ez mindkét fél számára problémát okoz.
A számlánként 1 millió forintos bírság
Sok vállalkozó azzal sincs tisztában, hogy ha a számla nem megy be a NAV rendszerébe, számlánként 1 millió forint bírság jár. Persze mondhatjuk, hogy a rendszer automata, a hiba ki van zárva – de a gyakorlatban sajnos erre is figyelni kell! Volt olyan ügyfél a praxisunkban, akinél három-négy hónapig nem mentek be a számlák, mert nem néztek rá a rendszerüzenetekre. Ha a rendszer visszadobja a számlát hibás adatok miatt, de a hibaüzenetet nem vették figyelembe és ezért nem küldik újra be a számlát, helyesen, akkor máris elindult a cég a bírság felé.
Dátumok, teljesítési időpontok – a részletek számítanak
Egyetlen rossz dátum, téves teljesítési időpont vagy hibás vevőadat több milliós bírságot okozhat. Ez nem extrém példa. A teljesítés időpontja kritikus fontosságú, mert ez határozza meg, melyik időszakban kell elszámolni az adót. Ha ez rosszul kerül feltűntetésre a számlán, az áfabevallás hibás lesz, ami után jogkövetkezmények jönnek.
A vállalkozók nem veszik komolyan
Mindegyik fenti hiba gyökere egyszerű: a számlázást sokan adminisztratív feladatnak tekintik, amit senki nem szeret csinálni. Csakhogy a következmények itt komolyabbak lehetnek, mégis sokan nem tesznek rá elegendő fókuszt. Nem vizsgálják át, nem gondolják végig, pedig a számlázásban óriási adókockázat rejlik. Egy rosszul kiállított számla miatt akár milliókat lehet veszíteni, de legalábbis egy komoly NAV-vizsgálatot magukra vonhatnak.
A digitális jövő: ViDA rendszer
A következő években hatalmas változás jön a számlázásban. 2028-2030 körül indul a ViDA rendszer, ami az Európai Unió egységes digitális számlázási platformja lesz. Ez azt jelenti, hogy:
- Minden számla XML formátumban, közvetlenül a NAV kapcsolat keresztül megy ki a vevőnek
- Egységes számlastruktúra lesz az egész EU-ban
- Az adóhatóságok sokkal gyorsabban tudnak majd reagálni a mulasztásokra
- A rendszerek képesek lesznek automatikusan lekönyvelni a számlákat
Az üzenet világos: a számlázás nem játék.
Ha nem figyelünk rá, a NAV előbb-utóbb kopogtat. De ha rendszeresen ellenőrizzük, gyorsan kijavítjuk a hibákat, és szakképzett emberek foglalkoznak vele, akkor nem kell félni.
A témáról részletesebben a Hangadó podcast nyolcadik adásában hallhat, ahol Nyári Zsolt okleveles adószakértő konkrét példákon keresztül mutatja be a számlázási hibák következményeit és a megelőzés módját.
